Légalisation de documents

Les autorités étrangères auxquelles sont destinés des documents établis en France peuvent souhaiter s’entourer de garanties sur l’origine et la conformité à la loi des pièces qui leur sont présentées.

C’est dans ce cadre qu’intervient la légalisation qui consiste à vérifier, pour le compte des autorités étrangères, que les pièces d’origine française, établies ou certifiées par un organisme public, sont conformes à la réglementation française. A défaut de convention particulière en matière de légalisation avec le pays concerné, cette formalité est exigée par l’autorité étrangère destinataire de vos documents.

La légalisation est une double formalité, effectuée d’abord par le Ministère des Affaires Etrangères puis par l’Ambassade ou le Consulat étranger en France.

La légalisation du Ministère n’est pas nécessaire pour les documents établis en France lorsqu’ils sont destinés à une autre autorité française. Ainsi, le Ministère ne légalise pas les pièces remises aux Ambassades ou Consulats de France à l’Etranger dans le cadre d’une demande de visa pour se rendre en France. Il n’est pas davantage compétent pour les documents établis à l’étranger et destinés à être produits en France. Cependant, il peut légaliser dans certains cas des documents établis à l’étranger ou par une autorité consulaire étrangère en France lorsqu’ils sont destinés à un pays tiers.

La légalisation de vos documents étant effectuée à la demande des autorités étrangères, il convient donc d’interroger celles-ci ou leurs ambassades et consulats en France pour connaître la liste et le nombre des documents à légaliser, le Ministère ne disposant lui-même d’aucune information sur ce sujet.

S’agissant des dossiers d’adoption, ces renseignements peuvent vous être communiqués par la Mission de l’Adoption Internationale.

1. Régime de légalisation selon le pays

Le pays de destination et la nature du document permettent de déterminer quel est le régime à appliquer :
- légalisation par le Ministère des Affaires étrangères et par le consulat étranger.
- apostille délivrée par la cour d’appel du lieu où le document a été établi (formalité gratuite qui remplace la double légalisation)
- dispense de légalisation

Pour plus d’informations, veuillez consulter la page correspondante du Ministère des Affairs Etrangères.

2. Formalités préalables à la légalisation

Cette rubrique vous indique la façon dont les documents doivent être présentés et éventuellement les démarches à effectuer pour rendre possible la légalisation par le Ministère des Affaires étrangères, lorsque celle-ci est nécessaire.

Tout d’abord, il convient de noter que certains documents ne peuvent pas être légalisés par le Ministère, qu’ils se présentent sous la forme d’originaux ou de photocopies, même certifiées conformes. Ces documents doivent être transmis en l’état aux autorités étrangères destinataires.
Il s’agit de :
- photographies
- passeports
- cartes d’identité
- titres de séjour
- documents délivrés par une organisation internationale.

L’Ambassade ou le Consulat étranger en France peut vous demander trois catégories de documents : des originaux, des photocopies, des traductions.

Pour chacune de ces catégories, la procédure est la suivante :

ORIGINAUX : si ces originaux sont établis par un organisme public, ils doivent être rédigés en français et comporter en original la Marianne ou le cachet officiel de cette administration, la signature de l’agent qui a délivré le document, la mention des nom et qualité de ce signataire.
Si ces originaux sont établis sous seing privé, la personne qui a signé le document doit alors impérativement faire légaliser sa signature auprès de la mairie de son lieu de résidence ou d’un notaire.

Dans certains cas, une troisième autorité peut également procéder à la légalisation de signature : Chambre de commerce et d’Industrie locale pour les documents commerciaux, Conseil National de l’Ordre des Médecins à Paris pour les certificats médicaux, Archevêché de Paris pour les documents des autorités catholiques, inspection académique pour les pièces délivrées par les écoles privées sous contrat avec l’Etat, et services vétérinaires départementaux du Ministère de l’Agriculture ou préfectures pour les documents délivrés par un vétérinaire. Dans tous les cas, la formule de légalisation de signature doit impérativement être rédigée en langue française et apparaître en regard de la signature légalisée.

PHOTOCOPIES : Nous vous signalons que la législation interdit la reproduction des actes d’état civil, des actes notariés, des jugements, des extraits du casier judiciaire, des extraits K-Bis et des certificats de nationalité française. Ces documents ne pourront donc être légalisés que s’ils sont présentés sous la forme d’originaux. Les extraits K BIS doivent être datés de moins de 3 mois, les extraits de casier judiciaire de moins de 6 mois. Les actes d’état civil doivent être datés de moins de 3 mois uniquement dans le cadre d’un dossier de mariage. Certaines autorités étrangères peuvent avoir des exigences plus restrictives qu’il convient de vérifier à l’avance.

Les photocopies des autres documents peuvent être légalisées lorsqu’elles ont préalablement fait l’objet d’une certification conforme à l’original. Cette certification doit être apposée au recto de l’acte par la mairie du domicile, ou un notaire, ou un commissariat de police (pour les diplômes uniquement) ou, s’il s’agit d’un document administratif, par l’administration qui a établi l’acte original. Une société peut certifier conforme à l’original uniquement des documents qu’elle a elle-même établis. Dans ce cas, elle devra procéder à la certification de signature.

TRADUCTIONS : Le traducteur est tenu d’apposer son sceau, sa signature et le numéro d’enregistrement de sa traduction, à la fois sur l’original en français et sur la traduction. Si vous possédez des photocopies de traductions, vous devez les faire certifier conformes à l’original par le traducteur lui-même. Toute traduction doit être effectuée impérativement par un traducteur officiel, c’est à dire soit par un traducteur expert près d’une Cour d’Appel soit par un traducteur expert agréé par la Cour de Cassation.

N.B. : Toutes les procédures décrites ci-dessus sont à effectuer avant de procéder à la traduction

3. Comment faire légaliser vos documents au ministère

LEGALISATION AUX GUICHETS :

57 boulevard des Invalides
RDC
75007 PARIS
Métro : Duroc
Tél : 01.53.69.38.28. et le 01.53.69.38.29. (de 14h à 16h)
Télécopie : 01.53.69.38.31

Ceux-ci sont ouverts au public du lundi au vendredi (sauf jours fériés) de 8H30 à 13H15.
Un délai minimum de 48H sera demandé pour tout dossier remis au guichet et comportant plus de 15 pièces. Tous les dossiers de moins de 15 pièces pourront être récupérés immédiatement.
Il pourra vous être demandé de présenter à nos guichets un justificatif de la nationalité des personnes concernées par les documents, afin de déterminer le tarif applicable.

LEGALISATION PAR CORRESPONDANCE :
Nous vous recommandons cette procédure si vous résidez en province. Votre dossier doit être envoyé à l’adresse suivante :

Ministère des Affaires étrangères
57 boulevard des Invalides
RDC
75007 PARIS

Veuillez joindre aux documents à légaliser :
une enveloppe timbrée à vos nom et adresse pour le retour du dossier
votre règlement, à effectuer exclusivement par chèque compensable en France et libellé à l’ordre du Trésor Public (ne pas envoyer d’espèces, de mandat ou de timbres pour le règlement ; ne pas inclure dans votre règlement les frais d’envoi postal pour le retour du dossier, mais une enveloppe affranchie)
un courrier précisant le pays de destination du dossier et la nationalité des personnes (joindre un justificatif si les documents ne l’indiquent pas). Votre dossier vous sera retourné dans un délai de 48 H minimum.

TARIFS : La légalisation, qu’elle soit effectuée par courrier ou aux guichets du Ministère, entraîne la perception d’un droit de chancellerie. Le tarif applicable dépend de la nationalité des personnes (physiques ou morales) directement concernées par les documents, et non du pays de destination (pour un certificat d’hébergement, la nationalité retenue est celle de l’invitant ; pour une procuration ou un pouvoir, la nationalité prise en compte est celle du mandant, qu’il soit une société ou un particulier). Lorsque le document concerne plusieurs personnes de nationalités différentes, le tarif applicable est le tarif le plus élevé.

Pour les personnes de nationalité française et les ressortissants étrangers non soumis à un tarif de réciprocité, le tarif est de 2 € par document et non par page, quelle que soit la nature du document. Exceptions : Actes d’état-civil (naissance, mariage, décès, reconnaissance) : 1 €.

4. Légalisation des dossiers d’adoption

I. Définition

La légalisation consiste à vérifier, pour le compte des autorités étrangères, que les pièces d’origine française constituant votre dossier d’adoption établies ou certifiées par un organisme public sont conformes à la réglementation. A défaut de convention particulière en matière de légalisation avec le pays concerné, cette formalité est exigée par l’autorité étrangère destinataire de votre dossier.

II. Références juridiques

Décret n° 82-666 du 22 juillet 2002 portant publication de la convention portant dispense de légalisation pour certains actes et documents (relatifs à l’état civil), signée à Athènes le 15 septembre 1977
Circulaire du 29/10/1953 relative à la suppression de la légalisation de signature
Circulaire 04/05/1981 relative à la procédure simplifiée de la légalisation des actes et documents administratifs destinés à être produits à l’étranger
Lettre circulaire du Conseil Supérieur du Notariat n° 1012 du 28 mai 1974

III. Démarches à effectuer

Les adoptants doivent donc avant tout s’assurer, auprès de la Mission de l’Adoption Internationale, de l’organisme étranger qui s’occupe de l’adoption ou du Consulat étranger en France des pièces constituant leur dossier qui doivent être légalisées par le Ministère des Affaires Etrangères.

La légalisation des documents par le Ministère des Affaires Etrangères intervient toujours avant celle du Consulat étranger en France et dans les conditions définies ci-dessous :

L’Ambassade ou le Consulat étranger peut vous demander 3 catégories de documents :

des documents originaux
des photocopies
des traductions
ATTENTION : Pour tous documents complémentaires à faire légaliser

que ce soit par correspondance ou au Bureau des Légalisations
les adoptants doivent impérativement présenter une simple copie de l’agrément.

A - DOCUMENTS ORIGINAUX

Les actes sous seing privé

C’est-à-dire tout document émis par une personne ou un organisme privé tel que les lettres de recommandation, les actes de baptême et de mariage religieux, les documents bancaires, les attestations d’emploi, de salaire ou les fiches de paie émanant d’entreprises privées, des ASSEDIC, des Caisses régionales d’Assurance Maladie, Caisses de Retraite, les attestations et lettres rédigées par les adoptants, les demandes d’adoption et attestations de suivi d’adoption d’enfant rédigées par les adoptants, les avis d’imposition, les dossiers médicaux, procurations etc...
Ces documents doivent être signés.

Les signataires doivent faire légaliser (ou faire certifier) leur signature en se présentant à la mairie du domicile ou chez un notaire. La mention à apposer en regard de la signature est la suivante : « Vu pour la légalisation (ou la certification) matérielle de la signature de M... » ; cette mention doit dans tous les cas être en français quelle que soit la langue employée dans le document.
l’autorité administrative qui effectue cette formalité doit apposer en original le sceau du service dont elle relève, et sa signature manuscrite suivie de ses nom et qualité.
lorsque cette légalisation est faite par un notaire, celui-ci doit apposer le sceau notarial comportant l’effigie de la République.
a) les actes de baptême et de mariage religieux :

La signature du prêtre doit être légalisée par la mairie de la commune, selon les normes décrites plus haut ; à défaut, les actes religieux catholiques pourront être contresignés par le secrétariat de l’Archevêché de Paris.

b) les attestations d’emploi, de salaire, fiches de paie émanant d’entreprises, les relevés et attestions délivrés par une banque :

Ces documents doivent être signés par l’employeur/le banquier et la signature légalisée par la mairie du domicile, un notaire, ou éventuellement si celle-ci l’accepte, par la Chambre de Commerce et d’Industrie territorialement compétente. La mention à apposer est la même que celle décrite plus haut pour les légalisations de signature.

c) les avis d’imposition :

Les intéressés doivent signer l’avis d’imposition à l’endroit prévu à cet effet puis procéder à la légalisation de leur signature par la mairie du domicile ou un notaire.

d) les certificats médicaux :

La signature du médecin doit être légalisée par la mairie de la commune où il exerce ou par un notaire dans les conditions décrites plus haut. Dans le cas où cette formalité ne pourrait être accomplie, les certificats médicaux devront être visés par le Conseil National de l’Ordre des Médecins.

e) les procurations :

La règlementation variant suivant les pays, il convient d’abord de contacter la Mission de l’Adoption Internationale pour une formulation correcte. La signature du ou des adoptants doit être légalisée comme indiqué ci-dessus par la mairie du domicile ou le notaire. Le texte doit être établi en français ou éventuellement en bilingue si l’autorité étrangère l’accepte.

Les actes publics

Il s’agit des extraits d’actes de naissance et de mariage, des extraits de casier judiciaire, des actes notariés et tout autre document émanant d’une administration (mairie, tribunal, ministère, hôpital, conseil général, établissement scolaire public ...), des bulletins de salaire ou attestations de travail délivrés par une administration ou un organisme public... Ils doivent être obligatoirement rédigés en langue française. Ceux-ci sont légalisés directement par le Ministère des Affaires Etrangères, dès lors qu’ils comportent les mentions suivantes apposées en original :

la signature manuscrite de l’autorité signataire, à l’exception de toute griffe (sauf pour les extraits de casier judiciaire délivrés à Nantes sans signature manuscrite).
la mention du nom et de la qualité de l’autorité signataire.
le sceau de l’administration signataire : Marianne ou cachet équivalent.
le sceau notarial à l’effigie de la République sera exigé pour les attestations notariales, légalisation de signature, certification conforme à l’original et actes notariés faits par un notaire.
NB. : Exceptionnellement, les avis d’imposition (originaux), s’ils ne sont pas signés par les intéressés, peuvent être visés par le Centre des Impôts territorialement compétent.

B - PHOTOCOPIES

Les photocopies doivent être certifiées conformes aux originaux par une mairie ou par un notaire (si vous possédez les originaux), sinon par le service administratif dont émanent les documents originaux. La certification doit être au recto des documents. L’autorité administrative qui effectue cette formalité doit apposer en original, outre la formule de certification, le sceau du service dont elle relève, et sa signature manuscrite suivie de ses nom et qualité.

La législation française interdit la reprographie de certains documents. Il s’agit en particulier :

des actes notariés : une expédition doit alors être délivrée par le notaire qui a dressé l’acte original.
des actes d’état civil : un extrait doit être délivré par la mairie du lieu de naissance ou de mariage. Vérifiez que la mention du mariage figure bien sur vos extraits d’acte de naissance.
des casiers judiciaires : un extrait daté de moins de 6 mois doit être délivré par le Service du Casier Judiciaire Central du Ministère de la Justice, (auprès du Tribunal de 1ère Instance du lieu de naissance, pour les personnes nées en Territoires d’Outre-Mer, quel que soit leur lieu de résidence). Pour faire la demande en ligne d’extrait de casier judiciaire sur le site internet du Ministère de la Justice : www.cjn.justice.gouv.fr
des actes judiciaires : une expédition doit être visée par le greffe du Tribunal.
des passeports, cartes d’identité, titres de séjour : une photocopie de ces documents ne peut pas être légalisée par le Ministère des Affaires Etrangères (ces documents sont donc à transmettre directement au Consulat étranger qui les réclame).

REMARQUE :
Dans le cas où vous devriez inclure dans votre dossier des documents établis par des autorités étrangères, il est recommandé de téléphoner au Bureau des Légalisations pour y obtenir les renseignements relatifs à la législation concernant ces pièces.
Les actes délivrés par une organisation internationale sont dispensés de légalisation.
La légalisation concerne exclusivement des actes publics ou des actes sous seing privé et ne peut donc porter sur des photographies.

C - TRADUCTIONS

Si la légalisation ( par le Ministère des Affaires Etrangères) des traductions est exigée par les autorités étrangères, celles-ci doivent être effectuées par un traducteur expert près une Cour d’Appel ou un traducteur expert agrée par la Cour de Cassation (les listes de traducteurs sont affichées dans les mairies, les tribunaux, les Cours d’Appel et les commissariats de police). Le traducteur doit apposer, à la fois sur les originaux en français et leurs traductions, son cachet, sa signature, et le numéro d’enregistrement de la traduction (un numéro différent par document). En outre, les photocopies d’une traduction ne peuvent être certifiées conformes à l’original que par le traducteur lui-même.

Certains consulats étrangers authentifient directement les traductions sans exiger qu’elles soient légalisées par le Ministère des Affaires Etrangères. Il appartient aux adoptants de s’en assurer auprès des consulats concernés.

NB : Des actes d’état civil plurilingues peuvent être demandés aux mairies, ce qui évite de les faire traduire. Pour les pays ne faisant pas partie de l’Union Européenne, il faut vérifier que les autorités destinataires les acceptent.

D - DOCUMENTS ETABLIS A L’ETRANGER

Pour tous les documents établis à l’étranger, qu’il s’agisse d’originaux ou de photocopies, ceux-ci ne peuvent être légalisés directement par le Bureau des légalisations.

E - DROITS DE CHANCELLERIE

La légalisation entraîne la perception d’un droit de chancellerie de 2 € pour chaque exemplaire de vos documents (et non par page), à l’exception des actes d’état civil à 1 € (extraits d’actes de naissance, mariage et décès). Les droits de chancellerie afférents à la légalisation des traductions s’élèvent à 2 € chacune, y compris celles relatives aux actes d’état civil. Ces tarifs peuvent être différents pour certains ressortissants étrangers soumis à un tarif de réciprocité. Il convient alors de consulter le Bureau des Légalisations.

Il est recommandé de ne pas se déplacer de province, la légalisation pouvant se traiter par correspondance. Il vous est conseillé d’adresser vos envois au Ministère des Affaires Etrangères - Bureau des Légalisations sous pli recommandé. Joindre une enveloppe à vos nom et adresse, dûment affranchie avec le formulaire de recommandé rempli, pour le retour du courrier (via les services de la Poste uniquement), ainsi que le règlement, en précisant le pays de destination du dossier et la nationalité des adoptants. Pour un traitement plus rapide, classer vos documents par genre et non par dossier et sans chemise annexe. Un délai minimum de 48 heures sera demandé pour tous dossiers présentés aux guichets comportant, en totalité, plus de 15 pièces.

IV. Service à contacter

Bureau des Légalisations au Ministère des Affaires étrangères

Représentations diplomatiques étrangères en France

Date de mise à jour : Juin 2005

Dernière modification : 30/05/2007

Haut de page